El SG-SST no es un sistema estático, el Decreto 1072 de 2015 establece que el sistema debe mejorarse de forma continua, lo que significa que cada año debe revisarse, actualizarse y ajustarse a los cambios normativos, a las condiciones de la empresa y a los nuevos riesgos identificados.
En 2026, ese deber de actualización es especialmente relevante por varias razones, de las cuales te mencionaré algunas: la Circular 027 de 2026 formalizó el reporte de la autoevaluación de estándares mínimos; la Resolución 3461 de 2025 cambió la regulación del COCOLA; y la Resolución 1843 de 2025 actualizó los lineamientos para evaluaciones médicas ocupacionales. Cualquier empresa que no haya integrado estos cambios tiene el sistema desactualizado.
Paso 1: Autoevaluación de estándares mínimos
El punto de partida de cualquier actualización es saber dónde está el sistema, en la Resolución 0312 de 2019 se definen los estándares mínimos que cada empresa debe cumplir según su tamaño y nivel de riesgo, y establece que la autoevaluación debe realizarse anualmente.
La Circular 027 de 2026 formalizó la obligación de reportar esa autoevaluación — correspondiente al año 2025 — en la plataforma SGRL del Ministerio de Trabajo, si su empresa no ha realizado la autoevaluación aun está a tiempo el plazo para realizarlo es hasta el 31 de julio de 2026.
Paso 2: Actualizar los documentos que cambiaron con la nueva normatividad
→ Política de SST: si tiene más de dos años sin actualización o si no incluye referencias a la Ley 2460 de 2025 sobre salud mental, necesita revisarse.
→ Política de acoso laboral: debe actualizarse con el enfoque de género que exige la Resolución 3461 de 2025.
→ Matriz de peligros: debe reflejar los riesgos actuales de la empresa, incluyendo psicosociales y ergonómicos para teletrabajo si aplica
→ Profesiograma o perfil del cargo: debe estar alineado con la Resolución 1843 de 2025 y sustentar los exámenes médicos de todos los cargos
→ Plan de trabajo anual: debe incluir las actividades de intervención en riesgo psicosocial que exige el Decreto 728
Paso 3: Verificar el estado de los comités
Dos comités son obligatorios en casi todas las empresas y los dos necesitan revisión en 2026; el COPASST, cuyo período de representación dura dos años, debe verificarse para confirmar que está dentro del período vigente y que sus reuniones mensuales están documentadas con actas reales y el COCOLA debe revisarse contra la Resolución 3461 de 2025 — si fue conformado bajo las normas anteriores, necesita actualizarse.
Paso 4: Revisar los indicadores y el plan de mejoramiento
Un SG-SST actualizado no es solo un sistema documentado, es un sistema que mide por eso los indicadores mínimos que exige el Decreto 1072 — frecuencia de accidentalidad, severidad, ausentismo, prevalencia de enfermedad laboral — deben estar calculados y analizados.
Con base en esos indicadores y en los resultados de la autoevaluación de estándares mínimos, la empresa debe tener un plan de mejoramiento activo, ese plan es el documento que demuestra que el sistema no solo existe sino que está mejorando.
La mayoría de las empresas actualiza los documentos pero no actualiza las prácticas. Un sistema que tiene la política actualizada pero que los trabajadores nunca leyeron, o que tiene el profesiograma nuevo pero que los exámenes se siguen haciendo sin él, está igual que antes en términos de protección real.
La actualización verdadera llega cuando los cambios en los documentos se traducen en cambios en lo que la empresa hace todos los días; ese es el objetivo del ciclo PHVA — no la perfección documental, sino la mejora continua real.