| ⚠️ Quedan pocos días. El 31 de julio de 2026 vence el plazo para registrar la autoevaluación de estándares mínimos 2025 en la plataforma SGRL del Ministerio del Trabajo. |
Hay una situación que se repite cada año en Colombia y que tiene una consecuencia particularmente injusta: empresas que implementaron su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que ejecutaron su plan, que hicieron las cosas bien durante todo el año, terminan sancionadas por una sola razón — no reportaron a tiempo. Tener el sistema en orden no es suficiente si ese cumplimiento no queda registrado ante el Ministerio del Trabajo dentro del plazo oficial. Y ese plazo, para la vigencia 2025, vence el 31 de julio de 2026.
Este artículo explica con precisión qué debe reportar su empresa antes de esa fecha, dónde se hace el registro, qué obligación con la ARL vence el mismo día y qué consecuencias concretas enfrenta una organización que deja pasar el plazo. No es un tema para postergar: a la fecha de publicación de este artículo, quedan pocas semanas.
¿Qué exige exactamente la Circular 027 de 2026?
El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 027 el 26 de febrero de 2026, esta circular activó formalmente la obligación de registrar en la plataforma del Sistema de Gestión de Riesgos Laborales —conocida como SGRL— la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST correspondiente al año 2025, junto con el respectivo plan de mejoramiento. La circular se fundamenta en el artículo 26 de la Resolución 0312 de 2019, que establece el ciclo anual de gestión del sistema.
El punto que muchas empresas no dimensionan es el alcance de esta obligación: aplica para toda empresa con al menos un trabajador en Colombia, sin importar su tamaño ni su sector económico. No es una exigencia reservada para las grandes compañías, una empresa de tres personas tiene la misma obligación de reportar que una de trescientas. Lo que cambia entre unas y otras no es la existencia de la obligación, sino el número de estándares mínimos que deben acreditar según su tamaño y nivel de riesgo.
El registro no se hace en papel ni en oficinas físicas, debe efectuarse a través de la aplicación digital habilitada por el Ministerio del Trabajo, disponible en el portal del Fondo de Riesgos Laborales, en el dominio sgrl.mintrabajo.gov.co. Y la fecha límite es contundente y expresa: hasta el 31 de julio de 2026.
La segunda obligación que vence el mismo día — y que casi nadie menciona
El registro en la plataforma SGRL es la obligación más conocida, pero no es la única que vence el 31 de julio, la Circular 027 recuerda que empleadores y contratantes también deben remitir copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a la Administradora de Riesgos Laborales, para su análisis, comentarios y recomendaciones. Y adicionalmente, deben rendir en julio el informe sobre el avance del plan de mejoramiento.
Esto significa que el 31 de julio no es una sola tarea, sino tres acciones conectadas que deben quedar completadas: el registro de la autoevaluación 2025 en el portal del SGRL, la remisión de esa autoevaluación y del plan de mejoramiento a la ARL, y la presentación del informe de avance del plan. Una empresa que registre en la plataforma pero olvide la obligación con la ARL sigue teniendo un cumplimiento incompleto.
Este informe de avance no es un trámite vacío, debe mostrar los progresos frente a las brechas que la autoevaluación de 2025 detectó — qué se ha corregido, qué está en proceso y qué está pendiente. Es la evidencia de que el plan de mejoramiento no es un documento archivado sino un instrumento de gestión que la empresa está ejecutando.
¿Por qué reportar tarde equivale a no reportar?
La consecuencia más dura de este proceso es también la más contraintuitiva: una empresa que tenía todo en orden pero que reportó fuera del plazo es sancionada de la misma forma que una que no hizo nada, el sistema no distingue entre la empresa negligente y la empresa diligente que se descuidó con la fecha. Ambas quedan en situación de incumplimiento del reporte anual.
Y hay un mecanismo que hace este incumplimiento especialmente visible ante la autoridad, la Circular 027 establece que las Administradoras de Riesgos Laborales tienen el deber de informar a las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo sobre aquellas empresas que no cumplan con el reporte de la autoevaluación y del plan de mejoramiento. En otras palabras: si su empresa no reporta, su propia ARL está obligada a informarlo. El Ministerio no necesita hacer una inspección para enterarse — la información le llega directamente.
Esto se enmarca en el nuevo modelo de fiscalización del Ministerio, conocido como ‘Inspección con Propósito’, que se basa en datos, trazabilidad y consistencia de la gestión. El incumplimiento del reporte expone a la organización a revisiones inmediatas dentro de ese modelo, ya no se trata de un control documental esporádico, sino de un cruce de información permanente entre las ARL y el Ministerio.
¿Qué debe tener listo su empresa antes de reportar?
Para completar el reporte correctamente la empresa necesita tener consolidada la información del año 2025, esto incluye los resultados de la autoevaluación de estándares mínimos aplicada conforme a la Tabla de Valores y Calificación de la Resolución 0312, el plan de mejoramiento formulado a partir de los hallazgos de esa autoevaluación, los resultados de los indicadores de gestión del año, la evidencia de la ejecución del plan de trabajo, y el cierre de las brechas identificadas en el ciclo anterior. Toda esta información debe estar organizada antes de ingresar a la plataforma, porque el registro exige consistencia entre lo que se declara y lo que la empresa puede demostrar.
Un error frecuente es esperar a tener todos los archivos perfectos antes de reportar, y que en ese proceso de perfeccionamiento se agote el plazo. La recomendación práctica es clara: fijar una fecha límite interna anterior a la oficial —idealmente al menos una semana antes del 31 de julio— y asignar un responsable con nombre propio para cada una de las tres obligaciones, el sistema es de mejora continua, y reportar a tiempo con la información disponible siempre es mejor que reportar tarde buscando una perfección que la norma no exige.
El cierre del ciclo no termina en julio
Es importante entender que el reporte del 31 de julio corresponde a la vigencia 2025, pero el ciclo del SG-SST continúa. En diciembre de 2026, todas las empresas deben aplicar nuevamente la autoevaluación de estándares mínimos —esta vez de la vigencia 2026— y formular el plan anual del SG-SST para 2027, que deberá iniciar su ejecución el primero de enero. El sistema es cíclico por diseño: se ejecuta, se evalúa, se mejora y se reporta, año tras año.
Comprender esta lógica cambia la forma en que la empresa se relaciona con estas fechas, pues no son eventos aislados que sorprenden cada cierto tiempo, sino hitos predecibles de un ciclo que se repite. La organización que integra este calendario en su gestión deja de vivir cada plazo como una urgencia y empieza a cumplirlo como parte de su operación normal.
Si su empresa aún no ha completado el reporte de la autoevaluación 2025, o no tiene certeza de si su información está lista para registrarse correctamente en la plataforma SGRL, este es el momento de actuar. Verificar el estado real del sistema y organizar la información pendiente toma tiempo, y el plazo no se detiene. En estos casos, contar con acompañamiento técnico puede ser la diferencia entre cumplir a tiempo y quedar expuesto a una sanción evitable.
En Bicare Empresarial acompañamos a las empresas a verificar y completar su reporte de estándares mínimos antes del plazo.
Referencias
Ministerio del Trabajo de Colombia. (2026). Circular 027 de 2026. Registro de la autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST vigencia 2025 y del plan de mejoramiento. Bogotá.
Ministerio del Trabajo de Colombia. (2019). Resolución 0312 de 2019. Por la cual se definen los Estándares Mínimos del SG-SST. Artículos 26, 27 y 28. Bogotá.
Ministerio del Trabajo de Colombia. (2015). Decreto 1072 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Bogotá.
Fondo de Riesgos Laborales. Plataforma SGRL. sgrl.mintrabajo.gov.co